Die EU-weite Einführung der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) war ursprünglich wohl zur Reglementierung der großen Datenhändler „Facebook“, „Google“, „Amazon“ etc. gedacht. Was als Gesetz herausgekommen ist, betrifft aber nicht nur jedes Wirtschaftsunternehmen, sondern auch den kleinsten Verein. Also haben wir hierauf reagiert, die Organisation hinsichtlich der Datenverarbeitung im Verein überprüft und dokumentiert sowie eine clubeigene Datenschutzordnung erstellt. Wir waren schon immer umsichtig mit dem Umgang von Mitglieder-Daten und haben generell nur zweckbezogene Daten erhoben. Jetzt haben wir aber eine quasi interne datenschutzrechtliche Zertifizierung durchgeführt, um den gesetzlichen Anforderungen des neuen Datenschutzrechts genüge zu leisten.
Eine neue TCG-Datenschutzordnung war aber längst nicht alles, was zu bewerkstelligen war. Der Mitglieder-Aufnahmeantrag musste umfassend ergänzt werden um – eigentlich – selbstverständliche Rechte, wie sie im Grunde schon in unserer Vereinssatzung verankert sind. Darüber hinaus brauchen wir nun von allen Mitgliedern des Vereins die Zustimmung, um irgendwelche personenbezogene Daten sowie Bilder auf unserer Homepage veröffentlichen zu können. Ein Verein lebt nun mal von der Kommunikation über die vereinseigenen Medien und wir wollen auch Fremde neugierig machen auf unseren Club. Hierzu gehören Fotos und auch mal ein Name darunter. Um bei den Medenspielen dabei sein zu können, ist es auch erforderlich, Daten an den Tennisverband weiterzugeben, da ein Wettbewerb sonst gar nicht möglich wäre. Insofern werden wir alle Mitglieder per E-Mail oder postalisch anschreiben, eine Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von zweckgebundenen personenbezogenen Daten auf unserer Homepage auszufüllen und ausgedruckt zu unterschreiben und uns diese möglichst kurzfristig zurück zu senden oder in den Briefkasten in unserem Clubhaus einzuwerfen. Bitte denkt daran, dass das Nachhalten einer solchen Aktion viel Aufwand bedeutet und helft uns dementsprechend mit Eurer schnellen Reaktion.
Das ist aber noch immer nicht alles, was zu tun war! Auch die Hallen-Abo-Verträge werden um die Datenschutzrechte ergänzt. Zudem wurde die Datenschutzerklärung von dem Impressum der Homepage separiert und angepasst und auf unserer nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung wird Euch ein neuer „§ 20 Datenschutz im Verein“ zur Zustimmung vorgelegt. Nun hoffen wir, an alles gedacht zu haben, ansonsten muss gegebenenfalls nachgebessert werden.
Aber was ändert sich für Euch? Im Prinzip nichts. Es werden nicht mehr und nicht weniger personenbezogene Daten verarbeitet und damit wird nach wie vor sorgsam umgegangen. Eure diesbezüglichen Rechte könnt Ihr jetzt aber ausführlich schwarz auf weiß nachlesen. Die Datenschutzordnung, der neue Aufnahmeantrag, die Einwilligungserklärung und die Datenschutzerklärung könnt Ihr auf unserer Homepage einsehen und bei Bedarf ausdrucken.